Wie lange dürfen Nebenkosten rückwirkend eingefordert werden?

Eine Person in einem karierten Hemd sitzt an einem Tisch, umgeben von zahlreichen Dokumenten und Notizen, während sie konzentriert in mehreren Blättern blättert. Der Raum ist schwach beleuchtet und vermittelt eine ruhige Arbeitsatmosphäre.

Nach 12 Monaten ist die Frist meist abgelaufen

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Die Nebenkostenabrechnung − bis wann muss sie vorliegen? Diese Frage beschäftigt viele Mieter. Vor allem: Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt? Gibt es bei der Nebenkostenabrechnung eine Verjährung? Muss ich als Mieter dann trotzdem zahlen? Alle Regelungen auf einem Blick.

Das erfahren Sie in diesem Artikel:

  1. Was gehört zu den Nebenkosten bzw. Betriebskosten?
  2. Nebenkostenabrechnung: Diese Fristen gelten für die Verjährung
  3. Fehler in der Nebenkostenabrechnung: So legen Sie Widerspruch ein
  4. Fazit: Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten

Was gehört zu den Nebenkosten bzw. Betriebskosten?

Ein Mitarbeiter in einer orangefarbenen Weste und einem gelben Helm steht neben einem gelben und blauen Müllcontainer, während ein grüner Müllwagen im Hintergrund parkt. Die Szene zeigt eine aktive Abfallentsorgung in einer städtischen Umgebung.
Typischer Teil der Betriebskosten: die Müllabfuhr.
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Betriebskosten sind nach § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelmäßig anfallende Kosten, die durch die Nutzung einer Wohnung oder eines Hauses entstehen. Dazu gehören unter anderem:

  • Ausgaben für Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Schornsteinfegergebühren, Straßenreinigung
  • Gartenpflege, Beleuchtung, Betrieb eines Aufzugs
  • Hausmeister- oder Reinigungsdienste, selbst die Reinigung der Dachrinnen oder die Wartung von Rauchmeldern kann auf die Mieter umgelegt werden
  • Kosten für eine gemeinschaftlich genutzte Waschmaschine oder einen Wäschetrockner
  • Versicherungen und Grundsteuer
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Eine Betriebskostenabrechnung wird übrigens nur dann erstellt, wenn die Mieter eine jährliche Vorauszahlung leisten. Alternativ kann im Mietvertrag festgelegt werden, dass der Vermieter die Betriebskosten übernimmt oder die Mieter stattdessen eine feste Pauschale zahlen. In diesem Fall werden lediglich die Kosten für Heizung und Warmwasser separat abgerechnet.

Um eindeutig zu regeln, welche Betriebskosten die Mieter tragen, können sie im Mietvertrag einzeln aufgelistet werden. Eine rechtssichere und gängige Formulierung lautet: „Der Mieter trägt die nach § 2 der Betriebskostenverordnung umlagefähigen Betriebskosten.“ Diese Formulierung reicht in der Regel aus, um Klarheit zu schaffen.

Betriebskosten und Nebenkosten

sind nicht ganz dasselbe. Zu den Nebenkosten gehören neben den Betriebskosten auch Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren, Hausgeld und Instandhaltungsrücklagen. Diese Kosten müssen vom Vermieter getragen werden.

Nebenkostenabrechnung: Diese Fristen gelten für die Verjährung

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter einmal jährlich die Betriebskosten abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums schriftlich vorliegen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen.

Sowohl für Mieter als auch für Vermieter gilt nach § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Wichtig: Diese Frist beginnt nicht mit dem Zugang der Abrechnung, sondern erst mit dem Jahresende. Hätte der Vermieter also die Betriebskostenabrechnung am 31.12.2022 erstellen müssen, verjährt der Anspruch des Mieters darauf am 31.12.2025. Danach kann der Mieter keine zu viel gezahlten Vorauszahlungen mehr zurückfordern – und der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen.

Nebenkostenabrechnung zu spät? Diese Rechte haben Sie

Erfolgt die Abrechnung zu spät, also nach Ablauf der 12-monatigen Frist, können Sie als Mieter Nachzahlungen verweigern. Der Vermieter hat dann keinen Anspruch mehr darauf.

Stellt der Vermieter während eines laufenden Mietverhältnisses keine Betriebskostenabrechnung, dürfen Mieter ihre künftigen Vorauszahlungen zurückhalten – und zwar so lange, bis sie eine Abrechnung erhalten. Danach müssen die einbehaltenen Beträge natürlich nachgezahlt werden.

Die Vorauszahlungen einfach so zurückzubehalten, ist rechtlich allerdings nicht automatisch erlaubt. Laut BGH-Urteil vom 29.03.2011 (Az. VIII ZR 133/10) darf der Mieter die Zahlungen erst zurückbehalten, nachdem er dem Vermieter eine angemessene Frist gesetzt und ihn zur Abrechnung aufgefordert hat. Und: Er darf nur Zahlungen zurückbehalten, die in Höhe der geschätzten monatlichen Betriebskosten liegen, nicht mehr. Sobald die Abrechnung vorliegt, müssen die einbehaltenen Beträge nachgezahlt werden.

Tipp für Mieter: Wer seine Vorauszahlungen zurückhalten will, sollte dem Vermieter schriftlich eine Frist zur Abrechnung setzen.

Die Nebenkostenabrechnung kommt zu spät − wann muss der Mieter dennoch zahlen?

Kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät, müssen Sie als Mieter nicht mehr zahlen. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu verantworten hat – etwa, weil sich die Grundsteuer geändert hat. In diesem Fall muss der Vermieter nachweisen, dass die Verzögerung außerhalb seines Einflussbereichs lag. Eine einfache Entschuldigung reicht nicht aus.

Ein Stift, eine Brille und mehrere Euro-Scheine liegen auf einem Blatt Papier, auf dem "Mietkaution" geschrieben steht.

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Fehler in der Nebenkostenabrechnung: So legen Sie Widerspruch ein

Ein weißer Heizkörper mit einem Thermostatventil ist vor einer rosa Wand abgebildet. Das Thermostatventil befindet sich an der linken Seite des Heizkörpers und hat ein modernes, rundes Design.
Sind die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung nachweislich fehlerhaft, lohnt sich ein Widerspruch.
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Was tun, wenn Sie als Mieter fristgerecht zu einer Nachzahlung aufgefordert werden, aber die Betriebskostenabrechnung enthält  Fehler? Dann sollten Sie trotzdem innerhalb von 30 Tagen „unter Vorbehalt“ zahlen. Damit machen Sie deutlich, dass die Zahlung keine Anerkennung der Abrechnung bedeutet.

Nach der Zahlung haben Sie 12 Monate Zeit, Einspruch gegen die Abrechnung zu erheben. Dies sollte schriftlich per Einschreiben mit Rückschein erfolgen. Listen Sie dabei alle fehlerhaften Posten auf und fordern Sie eine Korrektur. Legen Sie nach Möglichkeit Belege wie Zählerstandsprotokolle bei, die die Fehler belegen. Setzen Sie dem Vermieter außerdem eine Frist, bis wann Sie die korrigierte Abrechnung erwarten.

Tipp für Mieter: Überprüfen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung sorgfältig auf Fehler. Falls nötig, können Sie Widerspruch einlegen – dafür haben Sie nach § 556 BGB zwölf Monate Zeit.

Fazit: Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten

  • Jährliche Abrechnungspflicht: Die Betriebskostenabrechnung muss einmal pro Jahr erfolgen.
  • Welche Kosten dazugehören: Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung sowie Hausmeister- oder Reinigungsdienste.
  • Frist für den Vermieter: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.
  • Zu späte Abrechnung? Mieter können Nachzahlungen verweigern.
  • Widerspruchsrecht: Innerhalb von 12 Monaten kann Einspruch gegen die Abrechnung eingelegt werden.
  • Ausnahme bei verspäteter Abrechnung: Ist der Vermieter nicht schuld an der Verzögerung, muss die Nachzahlung geleistet werden.